Paperwork for a new baby in Germany
A new baby comes with forms. These are the ones asked of new parents in Germany, in the order they come, each from the official page that sets it. Read it together or on your own: every step says who usually does it.
In short
- 5 steps before the birth and 5 after it, each one taken from an official page.
- Registering the birth: within one week.
- Each step says who usually does it: the parent giving birth, the other parent, or either of you.
- No amounts here: they change every year and depend on income. The official page under each step has today’s figure.
What is due in Germany, and when?
| Step | When | Who |
|---|---|---|
| Start looking at Kitas | Around weeks 20 to 28 | Either of you, or together |
| Arrange maternity leave with work | Mutterschutz starts 6 weeks before the due date | The parent giving birth |
| Arrange the partner’s leave with work | 7 weeks before the due date | The other parent |
| Register for a Kita place | Around weeks 28 to 34 | Either of you, or together |
| Not married? Recognise the baby before the birth | Before the birth | Either of you, or together |
| Register the birth | Within one week | Either of you, or together |
| Add the baby to your health insurance | First weeks | Either of you, or together |
| Choose a Kinderarztpraxis | Before the U3 (week 4 to 5) | Either of you, or together |
| Claim the family benefits | Within the first 3 months | Either of you, or together |
| Your child’s Kita place | Through the toddler years | Either of you, or together |
What to do before the birth in Germany
Start looking at Kitas
When: Around weeks 20 to 28
Who: Either of you, or together
From the first birthday your child has a legal right to a place in a Kita or with a childminder (Kindertagespflege). Look at Kitas near home or work early; the Jugendamt informs you about places.
Checked against Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), checked on 11 October 2026
“Ein Kind, das das erste Lebensjahr vollendet hat, hat bis zur Vollendung des dritten Lebensjahres Anspruch auf frühkindliche Förderung in einer Tageseinrichtung oder in Kindertagespflege.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Ein Kind, das das dritte Lebensjahr vollendet hat, hat bis zum Schuleintritt Anspruch auf Förderung in einer Tageseinrichtung.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe oder die von ihnen beauftragten Stellen sind verpflichtet, Eltern oder Elternteile, die Leistungen nach den Absätzen 1 bis 5 in Anspruch nehmen wollen, über das Platzangebot im örtlichen Einzugsbereich und die pädagogische Konzeption der Einrichtungen zu informieren und sie bei der Auswahl zu beraten.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Landesrecht kann bestimmen, dass die erziehungsberechtigten Personen den zuständigen Träger der öffentlichen Jugendhilfe oder die beauftragte Stelle innerhalb einer bestimmten Frist vor der beabsichtigten Inanspruchnahme der Leistung in Kenntnis setzen.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026
Arrange maternity leave with work
When: Mutterschutz starts 6 weeks before the due date
Who: The parent giving birth
In Germany the Mutterschutz runs from 6 weeks before to 8 weeks after the birth, 12 after a premature or multiple birth. Apply for Mutterschaftsgeld at your Krankenkasse as soon as you have the doctor’s or midwife’s certificate of the due date.
Arrange the partner’s leave with work
When: 7 weeks before the due date
Who: The other parent
Elternzeit is announced to the employer in text form, an email is enough, at least 7 weeks before it starts. To start at the birth, that means 7 weeks before the due date. Elterngeld is applied for separately after the birth.
Register for a Kita place
When: Around weeks 28 to 34
Who: Either of you, or together
Apply early for the place you will need. Your Land may require you to tell the Jugendamt a set time before you need it, so ask yours how and by when.
Checked against Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), checked on 11 October 2026
“Ein Kind, das das erste Lebensjahr vollendet hat, hat bis zur Vollendung des dritten Lebensjahres Anspruch auf frühkindliche Förderung in einer Tageseinrichtung oder in Kindertagespflege.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Ein Kind, das das dritte Lebensjahr vollendet hat, hat bis zum Schuleintritt Anspruch auf Förderung in einer Tageseinrichtung.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe oder die von ihnen beauftragten Stellen sind verpflichtet, Eltern oder Elternteile, die Leistungen nach den Absätzen 1 bis 5 in Anspruch nehmen wollen, über das Platzangebot im örtlichen Einzugsbereich und die pädagogische Konzeption der Einrichtungen zu informieren und sie bei der Auswahl zu beraten.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Landesrecht kann bestimmen, dass die erziehungsberechtigten Personen den zuständigen Träger der öffentlichen Jugendhilfe oder die beauftragte Stelle innerhalb einer bestimmten Frist vor der beabsichtigten Inanspruchnahme der Leistung in Kenntnis setzen.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026
Not married? Recognise the baby before the birth
When: Before the birth
Who: Either of you, or together
The Vaterschaftsanerkennung can be made before the birth at the Jugendamt, the Standesamt or a notary, with the mother’s consent. The Sorgeerklärung for joint custody can also be made before the birth, at the Jugendamt or a notary.
What to do after the birth in Germany
Register the birth
When: Within one week
Who: Either of you, or together
In Germany the birth must be reported to the Standesamt of the place of birth within one week. After a clinic birth the clinic reports it; ask there which documents the Standesamt needs from you for the Geburtsurkunde. After a home birth, you report it.
Official page: Personenstandsgesetz § 18
Checked against Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), checked on 11 October 2026
“Die Geburt eines Kindes ist dem Standesamt, in dessen Zuständigkeitsbereich es geboren ist, binnen einer Woche anzuzeigen”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Bei Geburten in Krankenhäusern und sonstigen Einrichtungen, in denen Geburtshilfe geleistet wird, ist der Träger der Einrichtung zur Anzeige verpflichtet.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026
Add the baby to your health insurance
When: First weeks
Who: Either of you, or together
With statutory health insurance, the baby is covered free of charge through the Familienversicherung: register them with your Krankenkasse. If both parents are privately insured, the baby needs its own policy.
Choose a Kinderarztpraxis
When: Before the U3 (week 4 to 5)
Who: Either of you, or together
Choose a paediatric practice before or soon after the birth. The U3, in week 4 to 5, is usually the first check at the practice. Keep the Gelbes Heft, the yellow booklet every family gets after the birth, and bring it to each U-check.
Official page: BIÖG (kindergesundheit-info.de)
Checked against Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG: infektionsschutz.de, familienplanung.de, kindergesundheit-info.de), checked on 11 October 2026
“U1 Unmittelbar nach der Geburt”
Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), read on 11 October 2026“U2 3.-10. Lebenstag 3.-14. Lebenstag”
Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), read on 11 October 2026“U3 4.-5. Lebenswoche 3.-8. Lebenswoche”
Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), read on 11 October 2026“U4 3.-4. Lebensmonat 2.-4 ½ Lebensmonat”
Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), read on 11 October 2026“U5 6.-7. Lebensmonat 5.-8. Lebensmonat”
Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), read on 11 October 2026“U6 10.-12. Lebensmonat 9.-14. Lebensmonat”
Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), read on 11 October 2026“U7 21.-24. Lebensmonat 20.-27. Lebensmonat”
Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), read on 11 October 2026“U7a 34.-36. Lebensmonat 33.-38. Lebensmonat”
Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA), read on 11 October 2026“U2-Untersuchung - 3. bis 10. Lebenstag”
“U3-Untersuchung - 4. bis 5. Lebenswoche”
“U4-Untersuchung - 3. bis 4. Lebensmonat”
“U5-Untersuchung - 6. bis 7. Lebensmonat”
“U6-Untersuchung - 10. bis 12. Lebensmonat”
“U7-Untersuchung - 21. bis 24. Lebensmonat”
“U7a-Untersuchung - 34. bis 36. Lebensmonat”
“Die U3 ist meist die erste Untersuchung in der ärztlichen Praxis.”
“Alle Eltern erhalten nach Geburt ihres Kindes das Kinderuntersuchungsheft, auch Gelbes Heft genannt.”
Claim the family benefits
When: Within the first 3 months
Who: Either of you, or together
Elterngeld from the Elterngeldstelle is paid back for at most 3 months of the baby’s life, and Kindergeld from the Familienkasse for at most 6 months. Apply for both within the first 3 months, with the birth certificate.
Your child’s Kita place
When: Through the toddler years
Who: Either of you, or together
From 1 to 3 years the legal claim is to a place in a Kita or with a childminder; from 3 until school, to a Kita place. Your Jugendamt can tell you about places, hours and fees.
Checked against Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), checked on 11 October 2026
“Ein Kind, das das erste Lebensjahr vollendet hat, hat bis zur Vollendung des dritten Lebensjahres Anspruch auf frühkindliche Förderung in einer Tageseinrichtung oder in Kindertagespflege.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Ein Kind, das das dritte Lebensjahr vollendet hat, hat bis zum Schuleintritt Anspruch auf Förderung in einer Tageseinrichtung.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe oder die von ihnen beauftragten Stellen sind verpflichtet, Eltern oder Elternteile, die Leistungen nach den Absätzen 1 bis 5 in Anspruch nehmen wollen, über das Platzangebot im örtlichen Einzugsbereich und die pädagogische Konzeption der Einrichtungen zu informieren und sie bei der Auswahl zu beraten.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026“Landesrecht kann bestimmen, dass die erziehungsberechtigten Personen den zuständigen Träger der öffentlichen Jugendhilfe oder die beauftragte Stelle innerhalb einer bestimmten Frist vor der beabsichtigten Inanspruchnahme der Leistung in Kenntnis setzen.”
Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de), read on 11 October 2026
Questions parents ask
How much will we get?
This page does not say, on purpose. Amounts change every year and depend on income and work, and a wrong figure is worse than none. Each step links the official page that has today’s amount and the rules for your case.
Is this legal advice?
No. It names each step, who usually does it, where and by when, as the official pages put it. Your own case can differ: your employer, your registry office or the office named on each page has the last word.
Does this apply if I am doing it on my own?
Yes. The steps are the same together or on your own. A step marked for the other parent, such as their leave, only applies if there is one.
How current is this?
Each step links the official page it was read on. Where a step rests on a sentence we re-read every week, the date it was last read is under it, and if the official page changes the step says it is being re-checked instead.
Your paperwork, dated and shared
Syncry turns this list into your family’s own checklist: each deadline counted from your due date or your baby’s birthday, split between the two of you or all yours, a reminder before each one, and ticked off together.